VŠEOBECNÉ OBCHODNÉ PODMIENKY
1. VŠEOBECNÉ USTANOVENIA
1.1. Tieto všeobecné obchodné podmienky (ďalej len „VOP“) upravujú podmienky účasti na podujatí „HORECA Konferencia 2025 – jeseň“ (ďalej len „Podujatie“), ktoré sa uskutoční v dňoch 10. – 12. novembra 2025 v priestoroch X-BIONIC® SPHERE, Šamorín.
1.2. Organizátorom Podujatia je Asociácia hotelov a reštaurácií Slovenska, so sídlom Kalinčiakova 14083/33, 831 04 Bratislava-Nové Mesto, IČO: 00 623 491 (ďalej len „Organizátor“ alebo „AHRS“).
1.3 Sprostredkovateľom účasti Účastníkov na Podujatí je HORECA Slovakia s. r. o., so sídlom Kalinčiakova 14083/33, Bratislava - mestská časť Nové Mesto 831 04, IČO: 35 888 628 (ďalej len „Sprostredkovateľ účasti“).
1.4. Účastníkom je každá fyzická osoba – podnikateľ alebo právnická osoba, ktorá vykonala riadnu registráciu na Podujatie a uhradila účastnícky poplatok podľa týchto VOP (ďalej len „Účastník“). Vystavovateľom je osoba, ktorá si objednala výstavnú plochu alebo s ňou spojené služby (ďalej len „Vystavovateľ“). Pojem Účastník zahŕňa aj Vystavovateľa, ak z kontextu nevyplýva inak.
1.5. Tieto VOP sú záväzné pre Organizátora, Sprostredkovateľa účasti a všetkých Účastníkov a Vystavovateľov od momentu odoslania registrácie/objednávky zo strany Účastníka alebo Vystavovateľa. Vzťahy neupravené VOP sa riadia zákonom č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník a zákonom č. 40/1964 Zb. Občiansky zákonník v platnom znení.
2. REGISTRÁCIA A VZNIK ZMLUVY
2.1. Účasť na Podujatí je podmienená riadnou registráciou u Objednávateľa prostredníctvom na to určenej webovej stránky a úhradou účastníckeho poplatku vopred Sprostredkovateľovi účasti. Po odoslaní registrácie bude Účastníkovi zaslaná zálohová faktúra so splatnosťou 7 kalendárnych dní odo dňa vystavenia. Daňový doklad bude vystavený po úhrade.
2.2. Nezaplatená registrácia sa nepovažuje za záväznú a nezakladá nárok na účasť na Podujatí. Zmluva o účasti vzniká potvrdením prijatia registrácie/objednávky zo strany Objednávateľa a pripísaním úhrady na účet Sprostredkovateľa účasti.
2.3. V období kratšom ako 10 dní pred začiatkom Podujatia je úhrada možná výlučne platobnou kartou.
2.4. Pri registrácii kupujúci prehlasuje, že koná vo vlastnom mene alebo v mene spoločnosti, ktorú oprávnene zastupuje; zaväzuje sa uvádzať pravdivé a úplné identifikačné údaje potrebné na vystavenie daňových dokladov.
3. STORNO A ZMENY
3.1. Storno registrácie nie je možné. Účastník je oprávnený vyslať náhradníka; zmenu mena je potrebné oznámiť Organizátorovi najneskôr 3 pracovné dni pred začiatkom Podujatia.
3.2. Vystavovateľ je povinný oznámiť zmeny týkajúce sa výstavnej plochy Organizátorovi najneskôr 10 pracovných dní pred začiatkom Podujatia.
4. CENY, FAKTURÁCIA A PLATBY
4.1. Ceny účastníckych poplatkov, výstavných plôch a doplnkových služieb sú uvedené v Cenníku (Príloha č. 1 týchto VOP).
4.2. Sprostredkovateľ účasti je oprávnený požadovať úhradu 100 % ceny vopred. Platba je možná prevodom na účet uvedený na zálohovej faktúre alebo platobnou kartou.
4.3. V prípade omeškania s úhradou ceny si Organizátor vyhradzuje právo registráciu/objednávku jednostranne zrušiť.
5. ZĽAVY PRE ČLENOV AHRS
5.1. Členovia AHRS majú nárok na zľavu 30 % z ceny po zadaní zľavového kódu počas online registrácie.
5.2. Zľavový kód bol oprávneným osobám zaslaný e-mailom. V prípade neobdržania kódu napriek platnému členstvu je potrebné kontaktovať Organizátora na konferencia@ahrs.sk. Organizátor je oprávnený preveriť členstvo a v prípade neoprávneného uplatnenia zľavy je Sprostredkovateľ účasti oprávnený dofakturovať rozdiel do plnej ceny.
6. VÝSTAVNÉ PLOCHY A TECHNICKÉ PODMIENKY
6.1. Štandardná výstavná plocha má hĺbku 1,5 m, maximálne však 2 m. V prípade požiadavky na atypické rozmery alebo väčšiu plochu, ako je uvedené v Cenníku, je potrebné kontaktovať organizačný tím na partneri@ahrs.sk.
6.2. Umiestnenie výstavných plôch určuje Organizátor podľa poradia prijatých objednávok, dostupnosti technickej infraštruktúry a kapacity priestoru.
6.3. Organizátor je oprávnený zmeniť rozmiestnenie výstavných plôch z technických, bezpečnostných alebo prevádzkových dôvodov.
6.4. Ak Vystavovateľ na mieste presiahne zakúpenú plochu, Sprostredkovateľ účasti je oprávnený dofakturovať zabratú plochu nad rámec objednávky.
7. PROGRAM, KAPACITA A ZMENY
7.1. Vybrané časti programu sú kapacitne obmedzené; poradie prideľovania miest sa riadi dátumom prijatia úhrady.
7.2. Organizátor si vyhradzuje právo zmeniť program, harmonogram, zloženie rečníkov, miestnosti a ďalšie organizačné detaily.
8. IDENTIFIKÁCIA A PRAVIDLÁ SPRÁVANIA
8.1. Počas Podujatia sú všetci Účastníci povinní nosiť identifikačné prvky vydané pri registrácii. Bez nich môže byť odmietnutý vstup do jednotlivých zón.
8.2. Účastník je povinný dodržiavať pokyny Organizátora, pravidlá BOZP a zdržať sa konania, ktoré by mohlo ohroziť bezpečnosť alebo narušiť priebeh Podujatia.
9. FOTODOKUMENTÁCIA A AUDIOVIZUÁLNE ZÁZNAMY
9.1. Počas Podujatia bude prebiehať fotodokumentácia a videozáznam. Registráciou Účastník súhlasí, že jeho obrazový a zvukový záznam môže byť použitý na účely dokumentácie, propagácie a medializácie Podujatia.
9.2. Účastník je oprávnený namietať použitie svojho záznamu na marketingové účely kontaktovaním Organizátora.
10. ZODPOVEDNOSŤ, ŠKODY A VYŠŠIA MOC
10.1. Organizátor nezodpovedá za škody spôsobené okolnosťami vylučujúcimi zodpovednosť (vyššia moc).
10.2. Organizátor nezodpovedá za škody na majetku Účastníkov a Vystavovateľov, ak neboli spôsobené úmyselne alebo hrubou nedbanlivosťou.
11. REKLAMÁCIE A PODNETY
11.1. Reklamácie týkajúce sa registrácií, platieb a vydaných dokladov je možné uplatniť e-mailom na konferencia@ahrs.sk.
11.2. Organizátor vybaví reklamáciu bez zbytočného odkladu; o výsledku bude Účastník informovaný e- mailom.
12. OCHRANA OSOBNÝCH ÚDAJOV
12.1 Organizátor a Sprostredkovateľ účasti zaručujú všetkým Účastníkom ochranu spracúvaných osobných údajov poskytovaných im v súvislosti s realizáciou svojej činnosti.
12.2 Sprostredkovateľ účasti – informácie podľa čl. 13 GDPR (výber registračných poplatkov a fakturácia).
a) Prevádzkovateľ: Sprostredkovateľ účasti (ako je definovaný v týchto VOP); kontaktný e-mail pre ochranu údajov: sekretariat@ahrs.sk
b) Účely a právne základy: evidovanie registrácie a platieb a vystavenie/evidencia daňových dokladov – plnenie zmluvy (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR) a zákonná povinnosť (čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR); bežná komunikácia k platbe, riešenie reklamácií a uplatňovanie právnych nárokov – oprávnený záujem (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR).
c) Rozsah údajov: identifikačné a kontaktné údaje účastníka/platiteľa, fakturačné údaje, údaje o úhrade, komunikačné metadáta. Osobitné kategórie údajov sa nespracúvajú.
d) Príjemcovia: zamestnanci Sprostredkovateľa podujatia, poskytovatelia IT služieb (napr. e-mail/CRM), poskytovatelia platobných služieb (ak sa používajú), účtovník, daňový poradca, audítor, právny zástupca, orgány verejnej moci podľa zákona.
e) Prenosy do tretích krajín: neuskutočňujú sa.
f) Doby uchovávania: účtovné doklady 10 rokov; údaje súvisiace s registráciou a komunikáciou najviac do uplynutia premlčacích lehôt na uplatnenie nárokov (spravidla 4 roky od splatnosti), ak osobitné predpisy nevyžadujú dlhšie uchovávanie.
g) Práva dotknutej osoby: prístup, oprava, vymazanie, obmedzenie, prenosnosť (ak je technicky možné), námietka; právo podať sťažnosť na Úrad na ochranu osobných údajov SR (Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, www.dataprotection.gov.sk).
h) Povinnosť poskytnúť údaje a následky neposkytnutia: poskytnutie identifikačných, kontaktných a fakturačných údajov je nevyhnutné na uzavretie a plnenie Zmluvy o účasti a na splnenie zákonných povinností; ak údaje neposkytnete, registrácia a účasť nie sú možné.
i) Zdroj údajov: údaje sa získavajú priamo od účastníka/platiteľa; v odôvodnených prípadoch môžu byť poskytnuté aj jeho zamestnávateľom alebo Organizátorom.
j) Automatizované rozhodovanie/profilovanie: nevykonáva sa.
12.3.Organizátor je prevádzkovateľom osobných údajov na účely registrácie, organizácie Podujatia a komunikácie s Účastníkmi. Rozsah, doba uchovávania a práva dotknutých osôb sú uvedené v zásadách spracúvania osobných údajov zverejnených na webovej stránke Organizátora.
13. DUŠEVNÉ VLASTNÍCTVO A MARKETING
13.1. Obsah Podujatia môže byť chránený právami duševného vlastníctva Organizátora alebo tretích osôb. Bez súhlasu nie je dovolené materiály reprodukovať alebo šíriť nad rámec osobnej potreby.
13.2. Používanie označení Organizátora, názvu Podujatia a partnerských značiek je možné len s predchádzajúcim písomným súhlasom Organizátora.
14. ELEKTRONICKÁ KOMUNIKÁCIA
14.1. Účastník súhlasí s doručovaním komunikácie elektronickými prostriedkami na e-mail uvedený pri registrácii. Zásielka sa považuje za doručenú momentom odoslania.
15. ZÁVEREČNÉ USTANOVENIA
15.1. Organizátor je oprávnený tieto VOP meniť, ak to vyžaduje zmena právnych predpisov alebo organizačných potrieb; nové znenie nadobúda účinnosť zverejnením na webovej stránke Podujatia.
15.2. Právne vzťahy sa spravujú právnym poriadkom Slovenskej republiky. Na riešenie sporov sú príslušné súdy Slovenskej republiky.
15.3. Tieto VOP nadobúdajú platnosť a účinnosť dňom ich zverejnenia Organizátorom.